c’est quoi le métier d’ASSISTANTE DE DIRECTION
L'assistance de direction est un métier qui consiste à assister un directeur ou un manager dans l’accomplissement de ses tâches. C’est pour cette raison qu’on peut également l’intitulé secrétariat de direction (étant donné que le mot assistanat est une appellation évolutive du mot secrétariat) ou assistant manager en anglais.
Description du métier de secrétaire de direction
L'assistant / assistante de direction s'implique dans tous les aspects concernant le travail du Directeur et donc forcément l’assiste dans la mise en place de la stratégie globale de la structure. D’où la nécessité pour l’assistante de direction d’avoir une réelle ouverture d’esprit et d’avoir une connaissance de base en culture générale, en droit, en économie, en communication…
Une secrétaire assistante de direction est un professionnel qui fournit un soutien administratif à un dirigeant, en gérant son agenda, ses communications et ses tâches.
Cette assistance se manifeste par une volonté réelle de la secrétaire/du secrétaire d’améliorer, de faciliter et d’optimiser le travail du supérieur hiérarchique avec qui elle travaille. Pour ce faire, la personne détenteur du poste doit avoir une posture de pro activité (anticipation) et non une posture de sapeur-pompier (éteindre le feu).
Cette assistance se manifeste aussi dans l’organisation du travail c'est-à-dire la fixation des objectifs à atteindre, la gestion des priorités, du temps, la planification. L’assistance de direction est donc un poste qui requiert des aptitudes managériales et un sens approfondie de l’organisation.
C’est un métier qui requiert une grande patience et une gestion du stress hors du commun car les défis y sont grands : défis de pro activité, défis de mutations technologiques, défis de résistance au stress...
Quelles sont les tâches d’une ASSISTANCE DE DIRECTION
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Activité 1 : classement et archivage des documents:
Cette activité consiste à identifier les documents de la structure afin de les classer et plus tard les archiver ;
- Le classement des documents nécessite la mise en place d’un plan de classement global dans le but de connaitre quelle sera la destination du document ;ensuite le classement requiert l’utilisation des ordres de classement afin de savoir comment classer les documents ; mais encore, le classement requiert la sécurisation et la protection des documents étant donné leur sensibilité et leur importance ; enfin le classement requiert l’utilisation d’un matériel approprié.
- L’archivage quand à lui conduit à la conservation des documents selon une durée prédéfinie.
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Activité 2 : l’accueil et la communication :
Cette activité recouvre deux grandes activités à savoir l’activité d’accueil et l’activité de communication. La première consiste à recevoir et la deuxième consiste surtout à informer et orienter. Ces deux activités sont liées de part la difficulté à les dissocier dans une situation professionnelle : en effet, accueillir c’est déjà communiquer et communiquer c’est au préalable accueillir.
- Accueillir c’est donc mettre en place des techniques et des stratégies pour séduire la clientèle et tout usager afin de le fidéliser. Les techniques vont de l’expression du langage à la posture générale de l’accueillant. L’accueil est physique lorsqu’on est directement en contact avec l’accueilli, téléphonique lorsqu’on échange via un réseau téléphonique et de nos jours, on parle de plus en plus d’accueil digitalisé qui consiste en l’utilisation de toutes les plates formes internet pour accueillir.
- Communiquer c’est déjà mettre en place toutes les composantes d’une situation basique de communication dans un but précis ; mais c’est aussi utiliser tous les outils (institutionnels, marketing, digitaux(réseaux sociaux, e-mailing, site web ….)) de communication pour transmettre un message. C’est aussi connaitre les acteurs de la communication (internes et externes) et les canaux de communication. Le métier nécessite la connaissance profonde et l’utilisation des nouveaux outils de communication et de l’information (NTIC).
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Activité 3 : la rédaction des correspondances et la gestion du courrier :
Cette activité consiste, dans un premier volet à rédiger les correspondances administratives (lettre administratives, rapport, compte rendu, notes, procès verbaux,..) et commerciales (accusé de réception,appel d’offre, prorogation d’échéances, lettre d’expédition, demande d’information…) afin de faciliter la communication en générale et la communication écrite en particulier.
Le deuxième volet concerne la gestion du courrier qui consiste en la réception, le tri, l’acheminement et l’envoi du courrier. Elle consiste aussi en la transmission du courrier à son supérieur ou à un service ; l’affichage du courrier et enfin le classement du courrier.
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Activité 4 : animation et encadrement du groupe de travail :
Cette activité consiste à mettre en place des techniques d’animation (brainstorming, jeux de rôle, tour de table, séminaire….) en vue de l’optimisation du travail. Elle consiste aussi pour l’animateur en l’adoption d’une attitude de leader afin de permettre à tout un chacun de s’exprimer sans frustration. Outre les techniques d’animation, l’animateur devra trouver les jeux appropriés à chaque situation afin de détendre le groupe pour une meilleure productivité.
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Activité 5 : L’organisation du travail :
Il consiste pour l’assistant de Direction à mettre en place des stratégies pour gérer son temps et celui de son supérieur (gestion de l’agenda), des stratégies d’organisation du travail (planification, méthode NERAD….).
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Activité 6 : l’utilisation des outils bureautiques :
L’assistant de Direction doit connaitre utiliser et manipuler les outils technologiques usuels : ordinateurs, scanner, photocopieuse, imprimante, fax,…. L’assistant doit aussi maitriser les logiciels bureautiques usuels : Word, power point, Excel, Publisher…
L’assistant / assistante doit maitriser la saisie informatique à l’aveugle
En plus de ces activités principales, le métier requiert une connaissance générale et basique en économie, en comptabilité et droit.
Avec le changement environnement et le développement du digital, le classement et l’archivage se font de façon électronique afin de compléter le classement physique qui avait été préalablement fait. Le classement électronique nécessite donc l’utilisation des outils électroniques tels que l’ordinateur pour archiver et le scanner pour numériser.
Qualitées d'une secrétaire de direction ?
- La ponctualité et l’assiduité : arriver à l’heure et être régulier dans son travail
- La rigueur dans le travail : savoir dire non lorsque c’est nécessaire
- La douceur et la tempérance : faire preuve de calme, de douceur
- Le sourire et la convivialité : sourire avec une réelle joie et accueillir chaleureusement
- L’humilité et respect: ne pas se vanter et respecter les autres tout en se respectant
- Le professionnalisme : savoir respecter les délais ; être proactif, maitriser et appliquer la culture d’entreprise
- La discrétion : savoir conserver l’information sensible
Quelles sont les compétences d'une secrétaire de direction ?
Les compétences revêtent l’ensemble des savoirs, des savoirs faire et les savoirs être nécessaires à l’exercice du métier. Etant donné que les savoirs être aient été présentés plus hauts, on se concentrera sur les savoirs faire
- Savoir manipuler l’outil informatique ;
- Savoir traiter un texte ;
- Savoir monter un bulletin dans Excel ;
- Savoir monter une carte de visite ou la carte d’un mariage ;
- Savoir faire un classement le classement d’un document ;
- Savoir faire l’archivage d’un document ;
- Savoir utiliser le matériel de classement ;
- Savoir utiliser un agenda ;
- Savoir monter un plan de travail ;
- Savoir animer un événement ou un séminaire ;
- savoir faire une saisie de document ;
- Savoir rédiger les correspondances.
Que matériel de bureau une secrétaire de direction utilise ?
- Matériels de bureau :
- Classeur : sert à réaliser des plans de classement
- Encreur : facilite l’utilisation des cachets
- Dateur : cachet qui permet d’afficher la date
- Parapheur : document de transmission de document à la hiérarchie
- Tri courrier : permet de trier le courrier
- Chemises : permet de classer les documents
- Boites d’archives : permet la conservation des documents
- Registre : permet enregistrer les informations
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Outils technologiques (l’essentiel)
- Ordinateurs : permet la saisie, la conservation des informations ou données
- Scanner : permet de numériser un document
- Photocopieuse : permet la reproduction du document
- Imprimante : permet la production des imprimés ou des documents sur papier
- Fax : permet la transmission des documents physiques
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Logiciels(les plus utilisés)
- Word : logiciel de traitement de texte
- Power Point : logiciel de présentation
- Excel : logiciel de calcul
- Publisher : logiciel de production de cartes
Comment devenir secrétaire assistante de direction ?
Pour exercer le métier de secrétaire assistante de direction il faut avoir au minimum le BEPC, CAP, Probatoire ou le BACC. Le métier est accessible après une formation en cours du jour et soir qui dure 9 mois en formation pratique et théorique, suivi d'un stage académique de 2 mois visant à mettre l'apprenant dans les conditions réels de travail en millieu professionnel.
A la fin de la formation en assistant de direction, l'apprenante passera le diplôme de qualification professionnel DQP émis par le MINEFOP (ministère de l'emploi et de la formation professionnelle), qui attestera de sa compétence à exercer le métier d'assistante de direction.
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